Huishoudelijk Reglement
Het huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de statuten. Onze vereniging moet beschikken over statuten.
Artikel 1. Inleiding
1.1 Het is noodzakelijk ter uitvoering van en in aanvulling op de statuten van de Spaanse Waterhond Rasvereniging Nederland o.a. regels te stellen met betrekking tot:
a. lidmaatschap;
b. taakverdeling bestuur;
c. bestuursvergaderingen;
d. commissies;
e. algemene vergaderingen;
f. fokkerij;
g. wijziging huishoudelijk reglement.
1.2 De mogelijkheid voor het vaststellen van een huishoudelijk reglement is vervat in artikel 3 van de statuten van de Spaanse Waterhond Rasvereniging Nederland.
Artikel 2. Toelating van leden
2.1 In artikel 11 van de statuten van de Spaanse Waterhond Rasvereniging Nederland is de toelating van leden vastgelegd.
2.2 Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke of digitale aanmelding in ieder geval hun naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
2.3 Het bestuur beslist over de toelating van leden.
2.4 De secretaris van de vereniging deelt het besluit omtrent de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene mee. In geval van niet toelating worden daarbij de motieven meegedeeld, die tot de beslissing hebben geleid. In geval van toelating wordt een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement van de vereniging verstrekt.
Artikel 3. Opzegging, ontzetting en schorsing
3.1 Indien het bestuur voornemens is een besluit tot opzegging of ontzetting te nemen, als bedoeld in de artikelen 15 en 16 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
3.2 Het betrokken lid kan binnen twee weken bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen indienen.
3.3 Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.
3.4 In spoedeisende gevallen kan het bestuur besluiten voor de behandeling van het bezwaarschrift in de algemene ledenvergadering, doch niet dan nadat het betrokken lid is gehoord, dan wel in de gelegenheid is gesteld te worden gehoord.
Artikel 4. Voorzitter
4.1 De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
4.2 Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 25 der statuten, de algemene vergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
4.3 Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
4.4 Hij handhaaft de orde in de vergadering.
4.5 Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.
Artikel 5. Secretaris
5.1 De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
5,2 Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 25 der statuten, de notulen van de algemene vergaderingen en van bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan naar alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventuele gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
5.3 Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
5.4 Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen documenten en brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven, worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
5.5 Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
5.6 Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden bij de secretaris ter inzage.
5.7 Hij draagt er, door registratie van de in de in een algemene vergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen, zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijke wijze een stem kan uitbrengen.
5.8 Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 33 van de statuten kan worden uitgebracht.
5.9 Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 28 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling, die de goedkeuring van het bestuur behoeft.
Artikel 6. Penningmeester
6.1 De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
6.2 De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag, dan waartoe door het bestuur is bepaald.
6.3 De penningmeester is bevoegd namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
6.4 De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens, die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 30 en 31 van de statuten.
6.5 Hij geeft uitvoering aan artikel 34 en 35 van de statuten.
6.6 Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de artikelen 32 en 33 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld.
6.7 Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, één en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag, het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der vereniging worden verantwoord.
Artikel 7. Bestuursvergaderingen
7.1 Het bestuur vergadert, als de voorzitter of ten minste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
7.2 De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste twee weken tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
7.3 De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden, dat deze zich op een verantwoorde wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.
7.4 Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen, indien ten minste twee/derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
7.5 Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel, waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid is behaald, indien ten minste een stem meer voor dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.
Artikel 8. Einde bestuurslidmaatschap
Ieder, die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Artikel 9. Commissies
9.1 De vereniging kent de onderstaande commissies:
a. kascommissie;
b. er kan een fokbegeleidingscommissie opgezet worden;
c. er kan een activiteitencommissie opgezet worden;
d. een geschillencommissie indien opgericht in de algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 45 van de statuten.
9.2 De fokbegeleidingscommissie geeft ondersteuning en advies bij het fokken.
9.3 De leden van commissies als bedoeld in artikel 36 en 45 tweede lid van de statuten worden door de algemene vergadering benoemd. Zij kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden geschorst en ontslagen.
9.4 Een door de algemene vergadering ingestelde commissie kan te allen tijde door deze vergadering worden opgeheven.
Artikel 10. Kascommissie; tussentijds onderzoek
10.1 De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 36 tweede, derde en vierde lid van de statuten is op een dergelijk onderzoek van overeenkomstige toepassing.
10.2 Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld, wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
10.3 De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.
Artikel 11. Algemene vergaderingen; agendapunten en voorstellen
11.1 De algemene vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
11.2 Van brieven, die aan de algemene vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende algemene vergadering bij de behandeling van het agendapunt “Ingekomen Stukken” mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging, indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden.
11.3 Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
11.4 Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt, dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging, indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
11.5 Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel, dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
11.6 Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie, die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
11.7 Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit via elektronische weg bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
Artikel 12. Algemene vergaderingen; stemmingen
Een in een algemene vergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het desbetreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
Artikel 13. Verenigingsfokreglement
Regels ten aanzien van het fokken worden vermeld in een apart verenigingsfokreglement.
Artikel 14. Wijziging huishoudelijk reglement
14.1 Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen worden ingediend door:
a. het bestuur;
b. minimaal tien stemgerechtigde leden door middel van een gemotiveerd schriftelijk verzoek. Dit verzoek moet minimaal zes weken voor de algemene vergadering bij de secretaris van de vereniging zijn ingediend.
14.2 Tot wijziging van het huishoudelijk reglement kan alleen worden besloten in een algemene vergadering met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
14.3 Een wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op een door de algemene vergadering te bepalen tijdstip, doch nooit eerder dan nadat deze door de Raad van Beheer is goedgekeurd. Een wijziging kan echter niet met terugwerkende kracht worden uitgevoerd.
Artikel 15. Onvoorziene gevallen
In gevallen, waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing is het bestuur verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering.
Artikel 16. Vaststelling
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de bijzondere algemene vergadering van 6 maart 2022.